Kantoor manager

Kantoor manager

Onze groeiende organisatie heeft een grote ambitie: de zorg laten werken. Wij zijn op zoek naar een kantoormanager, die aan onze missie wilt bijdragen. Word jij gelukkig als je ervoor kan zorgen dat alles klopt? De administratie op orde, een fijn en opgeruimd kantoor (en tuin!), altijd voldoende koffie en blije medewerkers? Dan zijn we op zoek naar jou!

Organisatie

KINASE is een consultancybedrijf opgezet door en voor zorgverleners. KINASE heeft een grote ambitie: de zorg laten werken. Ons bedrijf bestaat uit twee onderdelen die nauw met elkaar samenwerken:

KINASE Consultancy

KINASE Consultancy biedt zorgorganisaties consultants met een medische achtergrond. Zij hebben de switch gemaakt van zorg aan bed naar zorgconsultancy, vanuit de overtuiging dat ze in die rol de meeste waarde toevoegen. Ze zijn al wat verder in hun carrière, hebben ervaring met projectmatig werken en kunnen opdrachtgevers de juiste inhoud brengen.

Young KINASE

Met Young KINASE bieden we flexibele ondersteuning aan met medisch-inhoudelijke kennis. We helpen zorgorganisaties met de digitale transitie. Onze mensen zijn jong, flexibel en volgen een medische studie. Ze spreken de taal van de werkvloer en zijn goed in staat te helpen bij de implementatie van innovaties. Ondertussen leren deze aanstaande zorgverleners over de organisatie van zorg. Die kennis nemen ze mee, om zo nu en in de toekomst, de zorg beter te laten werken

Wat ga je doen?

Als kantoormanager bij KINASE ben jij onze ‘rock’. Je ondersteunt bij de administratieve en organisatorische onderdelen van ons bedrijf en bent verantwoordelijk voor een fijne werkplek voor onze medewerkers, zowel op kantoor als thuis. Het is belangrijk dat je zeer nauwkeurig te werk gaat: je bent verantwoordelijk voor de planning en organisatie van afspraken en draagt zorg voor een deel van de financiële- en HR-administratie. Je werkzaamheden focussen zich op drie onderdelen:

Telefoon- en mailbox beheer

Jij bent het vrolijke visitekaartje van ons bedrijf. Je bent het eerste aanspreekpunt voor (nieuwe) collega’s, opdrachtgevers en andere externe partijen. Je beheert de kantoortelefoon, de algemene mailbox en onze brievenbus. De binnenkomende informatie filter je en zet je door naar de juiste mensen binnen ons bedrijf.

Planning en administratie

Je plant kennismakingsgesprekken met sollicitanten, zorgt voor een overzichtelijke onboarding voor nieuwe kandidaten en plant ontwikkel- en functioneringsgesprekken van collega’s in. Daarnaast bent je verantwoordelijk voor een belangrijk deel van onze HR- en financiële administratie. Je zorgt voor een overzichtelijke projectadministratie en voorziet opdrachtgevers tijdig van de benodigde HR-informatie van onze medewerkers. Je zet maandelijks de facturatie klaar en bent verantwoordelijk voor een strak debiteurenbeheer.


Kantoorbeheer

Jij zorgt voor het thuisgevoel op kantoor en regelt alle praktische zaken voor een fijne werkplek. Je bent er verantwoordelijk voor dat alle collega’s een laptop, telefoon, reisabonnementen etc. tot hun beschikking hebben. Voor vragen weten ze jou te vinden. Je regelt dagelijks de lunch en wanneer nodig een borrel of etentje. Dankzij jou ligt ons pand er altijd netjes bij. Je hebt contact met de verhuurders, de tuinman en glazenwasser: alles voor een fijn en mooi kantoor! Je hebt daarnaast een ondersteunende rol in het organiseren van activiteiten voor het KINASE team.

Wie ben jij?

Jij hebt minimaal twee jaar werkervaring in een soortgelijke functie. Je hebt ruime ervaring met Microsoft Office 365. Jij hebt een open houding en krijgt energie als je kan zorgen dat anderen hun werk goed kunnen doen. Je bent communicatief sterk en schrijft foutloos Nederlands. Daarnaast ben je een gezellige collega en beschik je over de volgende eigenschappen:

Nauwkeurig

Bij de administratieve werkzaamheden is het belangrijk dat je secuur te werk gaat. Dat is jou op het lijf geschreven. Jij bent er goed in om afgesproken werkprocessen stap voor stap te doorlopen, waarbij je nauwkeurig checkt of je niets over het hoofd hebt gezien.

Gestructureerd

Je gaat gestructureerd te werk en weet precies wat er wanneer moet gebeuren. Door jouw planningsvaardigheden is je week goed georganiseerd. Het komt bij jou eigenlijk niet voor dat je niet weet wat er vanmiddag en morgen in je agenda staat en je bereid alle afspraken goed voor. Hiermee help je zelfs je collega’s om meer gestructureerd te werken.

Verantwoordelijk

Je voelt je verantwoordelijk voor je eigen domein. Na een paar maanden ‘run’ jij het kantoor en weten collega’s dat ze erop kunnen vertrouwen dat jij je taken onder controle hebt.

Flexibel

Je vindt het heerlijk om operationeel bezig te zijn en houdt van snelheid en dynamiek in je werk. Je bent flexibel en stressbestendig. Wanneer veranderingen plaatsvinden, krijg je hier juist energie van en beweeg je mee.

Hart voor de zorg

Je hoeft zelf geen achtergrond in de zorg te hebben, maar we vinden het wel belangrijk dat je aantoonbare affiniteit hebt met mensen die in de zorg werken en dat je begrijpt dat het in de zorg altijd over mensen gaat.

Wat bieden wij?

Als onderdeel van het kantoorteam van KINASE bieden we jou de mogelijkheid om Als onderdeel van het kantoorteam van KINASE bieden we jou de mogelijkheid om te werken in een dynamisch, klein team, waar je veel samenwerkt en de lijntjes kort zijn. We hebben een prachtige kantoorvilla met tuin (en bar) in Bussum, pal naast het station, waar we vaak te vinden zijn.

Daarnaast kun je rekenen op een werkweek van 32 of 40 uur/week, opleiding en ontwikkeling voor jou als professional, goede secundaire voorwaarden zoals een telefoon, laptop en veel flexibiliteit, een mooi salaris op basis van jouw ervaring en vergoeding van je reiskosten. Flexibele werktijden zijn mogelijk, indien gewenst.

Tot slot kom je terecht in een gezellige, jonge club mensen. Naast hard werken doen we ook veel andere leuke dingen, denk aan borrels, sporten, regelmatig onderwijs, en nog veel meer.

Solliciteren

Kun jij je vinden in bovenstaande omschrijving en heb je nu al zin om te beginnen? Stuur dan je CV en motivatiebrief naar info@kinase.nl. Startdatum is in overleg. Mocht je nog vragen hebben naar aanleiding van deze vacature dan mag je altijd even bellen naar Anneli Belovics op het telefoonnummer 06-51483593.

Solliciteren

X
X