Management Assistent

Management Assistent

Onze groeiende organisatie heeft een grote ambitie: de zorg laten werken. Wij zijn op zoek naar een management assistent, die aan onze missie wilt bijdragen. Word jij gelukkig als je de spil bent van het bedrijf en anderen kunt ondersteunen? Heb jij een talent voor planning en organisatie en ben je nauwkeurig? Ben je een administratieve duizendpoot en houd je van het aftikken van to do’s? Dan zijn we op zoek naar jou!

Organisatie

KINASE is een consultancybedrijf opgezet door en voor zorgverleners. KINASE heeft een grote ambitie: de zorg laten werken. Ons bedrijf bestaat uit twee onderdelen die nauw met elkaar samenwerken:

KINASE Consultancy

KINASE Consultancy biedt zorgorganisaties consultants met een medische achtergrond. Zij hebben de switch gemaakt van zorg aan bed naar zorgconsultancy, vanuit de overtuiging dat ze in die rol de meeste waarde toevoegen. Ze zijn al wat verder in hun carrière, hebben ervaring met projectmatig werken en kunnen opdrachtgevers de juiste inhoud brengen.

Young KINASE

Met Young KINASE bieden we flexibele ondersteuning aan met medisch-inhoudelijke kennis. We helpen zorgorganisaties met de digitale transitie. Onze mensen zijn jong, flexibel en volgen een medische studie. Ze spreken de taal van de werkvloer en zijn goed in staat te helpen bij de implementatie van innovaties. Ondertussen leren deze aanstaande zorgverleners over de organisatie van zorg. Die kennis nemen ze mee, om zo nu en in de toekomst, de zorg beter te laten werken

Wat ga je doen?

Als management assistent bij KINASE ben jij onze ‘rock’. Je ondersteunt bij de administratieve en organisatorische onderdelen van ons bedrijf. Je bent verantwoordelijk voor agendabeheer, de financiële administratie en office management. Je werkzaamheden focussen zich op drie onderdelen:

Ondersteuning management team

Je ondersteunt het management team bij organisatorische en administratieve taken. Het team bestaat uit twee directeuren, de leidend consultant (en kandidaat partner) en de manager van Young KINASE. Je bent verantwoordelijk voor agenda- en mailbeheer waar nodig en pakt to do’s op. De leidend consultant is betrokken bij de meeste van onze opdrachten. Hierdoor zijn er vaak meer afspraken dan waar tijd voor is. Jij weet precies met welke opdrachten en opdrachtgevers zij in contact is en weet welke opdrachten op welk moment prioriteit hebben. Doordat je altijd het overzicht hebt, kun je afspraken voor haar prioriteren en dit communiceren richting opdrachtgevers. Daarnaast ondersteun je in het filteren/screenen en overzichtelijk houden van haar mailbox.

Financiële administratie

De financiële administratie kent 3 onderdelen: verloning, facturatie en debiteuren. Je bent maandelijks verantwoordelijk voor een correcte verloning. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de externe salarisadministratie en medewerkers met vragen over hun loonstroken. Daarnaast zorg je ervoor dat maandelijks de facturatie klaar staat voor controle en verzending door de operationeel directeur en de manager van Young KINASE. Je controleert op tijd of alle reiskosten en uren van onze medewerkers volledig zijn ingevoerd. Soms hebben opdrachtgevers een eigen uren- en facturatiesysteem. Jij bent verantwoordelijk dat ook deze systemen op de juiste manier worden ingevoerd en facturen gemaakt.  Je werkt nauwkeurig volgens de vastgelegde processen en krijgt er energie van dat het klopt (dubbel check). Tot slot help je mee om de cashpositie van het bedrijf op peil te houden door strak debiteurenbeheer na te streven.


Office management

Je beheert de kantoortelefoon, de info@ mailbox en onze brievenbus. De binnenkomende informatie filter je en zet je door naar de juiste mensen binnen ons bedrijf, denk aan sollicitaties, facturen, kantoorbeheer zaken, juridische brieven en sales aanvragen. Daarnaast regel je de laptops en telefoons voor alle werknemers en zorgt voor strak beheer. Heeft iemand problemen met een laptop of telefoon dan weet jij wat te doen. Tot slot ben je verantwoordelijk voor het beheer van het kantoor. Je maakt op tijd afspraken met de tuinman, glazenwasser, parkeerbeheer, verhuurders etc. Ook doe je wekelijks de boodschappen, voor een dagelijkse gezonde lunch.

Wie ben jij?

Jij hebt ervaring in een soortgelijke functie (mag ook een stage zijn). Je bent goed in werken met Microsoft Office 365. Jij hebt een open houding en krijgt energie als je kan zorgen dat anderen hun werk goed kunnen doen. Je bent communicatief sterk en schrijft goed Nederlands. Daarnaast beschik je over de volgende eigenschappen:

Gestructureerd

Je gaat gestructureerd te werk en weet precies wat er wanneer moet gebeuren. Door jouw planningsvaardigheden is jouw week en die van het management team goed georganiseerd. Het komt bij jou eigenlijk niet voor dat je niet weet wat er vanmiddag en morgen op de agenda’s staat en je bereidt alle afspraken goed voor.

Nauwkeurig

Bij de administratieve werkzaamheden is het belangrijk dat je secuur te werk gaat. Dat is jou op het lijf geschreven. Jij bent er goed in om afgesproken werkprocessen stap voor stap te doorlopen, waarbij je nauwkeurig checkt of je niets over het hoofd hebt gezien. Je krijgt er energie van als je weet ‘dat het klopt’.

Administratieve duizendpoot

Je vindt het heerlijk om operationeel bezig te zijn en houdt van snelheid en dynamiek in je werk. Je bent flexibel en stressbestendig. Wanneer veranderingen plaatsvinden, krijg je hier juist energie van en beweeg je mee. Je bent de spin in het web op ons kantoor.

Faciliterend

Je krijgt er energie van als je processen zo kunt inrichten dat anderen fijn en makkelijk kunnen werken. Je bent niet een haantje de voorste, maar vindt het juist fijn om in een ondersteunende rol te werken.

Verantwoordelijk

Je voelt je verantwoordelijk voor je eigen domein. Na een paar maanden weten collega’s dat ze erop kunnen vertrouwen dat jij je taken onder controle hebt. Je bent betrouwbaar en loyaal.

Hart voor de zorg

Je hoeft zelf geen achtergrond in de zorg te hebben, maar we vinden het wel belangrijk dat je aantoonbare affiniteit hebt met mensen die in de zorg werken en dat je begrijpt dat het in de zorg altijd over mensen gaat.

Wat bieden wij?

Als onderdeel van het kantoorteam van KINASE bieden we jou de mogelijkheid om te werken in een dynamisch, klein team, waar je veel samenwerkt en de lijntjes kort zijn. We hebben een prachtige kantoorvilla met tuin (en bar) in Bussum, pal naast het station, waar we vaak te vinden zijn.

Daarnaast kun je rekenen op een werkweek van 32 of 40 uur/week, opleiding en ontwikkeling voor jou als professional, goede secundaire voorwaarden zoals een telefoon, laptop en veel flexibiliteit, een mooi salaris op basis van jouw ervaring en vergoeding van je reiskosten.

Tot slot kom je terecht in een gezellige, jonge club mensen. Naast hard werken doen we ook veel andere leuke dingen, denk aan borrels, sporten, regelmatig onderwijs, en nog veel meer.

Solliciteren

Kun jij je vinden in bovenstaande omschrijving en heb je nu al zin om te beginnen? Stuur dan je CV en motivatiebrief naar info@kinase.nl. Startdatum is in overleg. Mocht je nog vragen hebben naar aanleiding van deze vacature dan mag je altijd even bellen naar Anneli Belovics op het telefoonnummer 06-51483593.

Solliciteren

X
X