Verslavingskliniek Castle Craig

Verslavingskliniek Castle Craig

Help onze kliniek om haar zorgadministratie te verbeteren, zodat er geen achterstanden ontstaan en medewerkers meer werkplezier en minder werkdruk ervaren.

‘We hebben oog voor mens, proces én systeem’

Castle Craig klopte bij KINASE aan met een duidelijke vraag: help onze zorgadministratie de achterstanden weg te werken voordat het nieuwe bekostigingssysteem voor de GGZ wordt ingevoerd. KINASE zette de schouders eronder en klaarde de klus. Vervolgens vroeg Castle Craig of we de zorgadministratie structureel “in haar kracht konden zetten”. Een opdracht die KINASE op het lijf geschreven is!

Bij Castle Craig was het belangrijk om in het begin snel te handelen en vóór de invoering van het nieuwe bekostigingsmodel achterstanden weg te werken. Consultant Ruby Egging: “Het geeft voldoening om zo’n deadline te halen. Mooier nog is niet alleen helpen dweilen, maar er samen voor zorgen dat de kraan dichtgaat. Precies dat is waar we nu mee bezig zijn.”

Fly-on-the-wall

“Om naar een structurele oplossing te komen, zijn we begonnen met een analyse. Hoe werkt de afdeling nu? Hoe zijn de taken verdeeld en wat zorgt voor werkdruk? Functioneert de software goed en wat vinden medewerkers belangrijk? We kregen hiervoor input tijdens een teamdag op locatie en ook keken we, volgens het vlieg-op-de-muur-principe, mee met medewerkers tijdens hun dagelijkse werkzaamheden. Dit geeft veel inzicht in waar mensen in de praktijk tegenaanlopen. Op basis van de analyse formuleerden we verbeterpunten en bekeken we wat nodig was om de verbeteringen door te voeren. Onze kracht daarbij is dat we oog hebben voor zowel mens, proces als systeem. Je kunt een geweldige technische oplossing realiseren, maar die zal nooit volledig tot zijn recht komen als je geen draagvlak hebt bij medewerkers of als werkprocessen niet helder zijn.”

Open staan voor verandering

De verbeteracties zijn divers. Van nieuwe werkafspraken tot training en het regelen van benodigde autorisaties en aanpassingen in het systeem. KINASE neemt deel aan het werkoverleg van de zorgadministratie om de verbeteracties te bespreken. Ruby: “Veranderen is niet altijd makkelijk, maar ik merk dat mensen ervoor open staan als zij zich gehoord voelen. Als duidelijk is dat wij met hen meedenken en dat ze ons kunnen gebruiken om zaken beter te organiseren. We duiken ook met ze mee de diepte in bij specifieke casussen waarop ze vastlopen. Zo ontdekken we samen wat er nodig is – op de zorgadministratie, maar ook binnen andere organisatieonderdelen, om zaken beter te stroomlijnen.”

Meer dan de som der delen

Uit de analyse kwam onder andere naar voren dat de zorgadministratie best goed loopt zo lang er geen bijzonderheden zijn, zoals een collega die op vakantie is, een verhuizing of systeemverandering. Een van de doelen is dan ook de continuïteit te waarborgen. “Het is mooi om te het team te zien groeien”, zegt Ruby. Van een groep medewerkers met dezelfde functie en elk een eigen takenpakket, zijn ze nu veel meer dan de som der delen. Elke twee weken evalueren we de voortgang met de opdrachtgever. We werken toe naar het moment dat we onszelf overbodig hebben gemaakt en er een zelfstandig team staat dat op een prettige en efficiënte manier werkt.”

Hoe werkt het?
Wil je bij ons starten als consultant en ben je benieuwd naar ons sollicitatieproces? Lees dan verder!
Sollicitatieprocedure
Neem contact op
Ben jij nieuwsgierig naar onze manier van werken en overweeg je een stap naar de consultancy? Daar komt best veel bij kijken, hè? Kom een keer langs in Bussum, dan praten we erover.
Neem contact op