Hoe het dreamteam van het HVC de zorg beter liet werken

Hoe het dreamteam van het HVC de
zorg beter liet werken

Een aantal jaar geleden zijn verschillende poliklinieken samengekomen als het Hart Vaatcentrum (HVC) van het Erasmus MC. Binnen de teams met eigen werkwijzen was er weinig uniformiteit. Dit zorgde voor onrust, frustratie en inefficiëntie. Marja Veldhuijzen (manager polikliniek longgeneeskunde en HVC) vond dat dit anders moest en vroeg KINASE om hulp.

Een projectteam van 5 man sterk werd opgezet: Suzanne, consultant bij KINASE, maakte hier deel van uit, samen met Ellen Wiegers (manager functieafdeling), Arianne Janse (teammanager), en een flexibele studentenschil onder leiding van Sam van Dijk en Niek Parser (teamleiders studententeam). Een ‘dreamteam’, zoals zij nu terugkijken op de samenwerking. Enthousiast en vastberaden om de zorg op het HVC beter te laten werken. En dat is ze zeker gelukt! Benieuwd hoe? Lees hieronder verder.

26 oktober 2023

De basis weer op orde
Er was behoefte aan eenduidig werken en meer duidelijkheid over de processen. ‘We zagen een ongelukkig team, maar we wisten niet waar te beginnen’, vertelt Ellen. Gedurende het project zijn in cyclische verbeterstappen de werkprocessen verhelderd, verbeterd en geborgd, met resultaat dat de basis nu weer op orde is. ‘Dit geeft veel rust en we zijn een stuk efficiënter gaan werken, maar bovenal zijn we heel blij te zien dat dit zorgt voor minder frustratie en meer werkplezier bij de polimedewerkers’, vertelt Arianne. ‘Ook belangrijk te benoemen is dat we daarmee aanzienlijk betere patiëntenzorg zijn gaan leveren’, voegt Niek toe. ‘Zo zijn er ruim 7.000 verdwaalde orders opgespoord en weggewerkt en zijn er nu minder lange wachtrijen bij de spreekuren, waardoor kunnen patiënten sneller geholpen worden. Dat is uiteindelijk waar we het allemaal voor deden.’

Stap voor stap implementeren
Stap voor stap werden nieuwe werkwijzen geïntroduceerd en in de timing daarvan rekening gehouden met de effecten op de werkvloer. ‘We hebben eerder al geprobeerd werkwijzen te veranderen, alleen zaten we in een soort stroomversnelling. Omdat Suzanne continu ermee bezig was en ons op de juiste momenten inhaakte, gaf dat ons tijd om uit te zoomen en te pauzeren. Vertragen was soms nodig om vervolgens weer te kunnen versnellen. Hierdoor hebben we in een korte tijd erg snel veel kunnen bereiken’, vertelt Sam. ‘Onderscheidend voor de werkwijze van KINASE vond ik daarin dat opgedane inzichten direct vertaald werden naar de praktijk. Geen lange rapporten, maar de focus op directe resultaten’, voegt Ellen daaraan toe.

Thuis op de werkvloer
Natuurlijk is veranderen ook spannend. ‘Wat daarin essentieel was, was dat Suzanne continu aanhaakte bij de medewerkers. Ze werd écht onderdeel van de afdeling. Dat gaf de medewerkers vertrouwen en motivatie om te veranderen’, vertelt Ellen. ‘Haar kennis van de werkvloer was daarbij ook erg van meerwaarde. Zo wist ze ontzettend snel de juiste lijntjes uit te leggen en mensen te bereiken in het ziekenhuis. Goede communicatie met alle kanalen, van de polimedewerkers tot de specialisten, zorgde bij iedereen voor duidelijkheid en veel vertrouwen. En ook haar kennis van HiX heeft ons heel erg geholpen de processen efficiënter in te steken’, vertelt Arianne.

Nieuwe inzichten
Ook nu alle nieuwe werkwijzen geïntegreerd zijn, blijft alle opgedane kennis van meerwaarde. ‘Het project heeft veel inzicht gegeven, zelfs inzichten die we van te voren helemaal niet verwacht hadden’, vertelt Ellen. ‘Doordat alle processen weer helder zijn, kunnen we zodra we ergens vastlopen veel beter zien wat daaraan ten grondslag ligt en daarop sturen. Iets waar we nu op de afdeling nog steeds profijt van hebben’, vertelt Sam.

Teamwork makes the dream work
Bovenal wordt er met veel goede herinneringen terug gedacht aan de samenwerking deze periode. ‘We zijn met zijn allen ook vooral ongelooflijk trots op wat we neer hebben gezet. Als we de eerdere situatie vergelijken met de huidige situatie, is dat echt een wereld van verschil. Dit is ook te danken aan het team, waarin iedereen als vanzelf taken oppakte en we eigenlijk nooit afspraken hebben hoeven maken. Het is daarin ook een unieke samenstelling van het team geweest dat deze opdracht heeft doen slagen’, sluiten allen vol enthousiasme af.

Lekker bezig team HVC!

Deel dit artikel

Andere actualiteiten

Zo maken we IZA waar: de menukaart

Waarom we opleiding voor IZA-transformatie
à la carte moeten aanbieden

Lees meer
Zo maken we IZA waar: samenwerken in de zorg

Als je wil samenwerken in de zorg, moet je de ballen hebben om toe te geven dat een ander iets...

Lees meer
Medimaat sluit zich aan bij Young KINASE!

Met deze stap wordt Young KINASE de grootste in Nederland op haar gebied.

Lees meer